Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Có một hiểu lầm rất phổ biến: “công ty lãi bao nhiêu thì nộp thuế TNDN trên số đó.” Sai. Con số bạn nhân với thuế suất không phải lợi nhuận kế toán trên báo cáo — mà là thu nhập tính thuế, và giữa hai con số đó là cả một bước điều chỉnh mà kế toán gọi là quyết toán phần B (chỉ tiêu B của tờ khai 03/TNDN).

Bước điều chỉnh đó, viết gọn lại, là:

Lợi nhuận kế toán trước thuế + Σ chi phí không được trừ − thu nhập miễn thuế − lỗ được kết chuyển = Thu nhập tính thuế → × thuế suất

Phần cộng lại — chi phí không được trừ — là nơi tuyệt đại đa số sai sót quyết toán TNDN phát sinh, và cũng là nơi cơ quan thuế soi kỹ nhất khi kiểm tra. Bài này tách rõ ba nhóm: điều kiện chung để một khoản chi được trừ, các khoản bị khống chế theo mức trần (bạn tự tính được phần vượt), và các khoản bị loại 100%.

Văn bản gốc: Điều 4 Thông tư 96/2015

Quy tắc trùm lên toàn bộ chuyện chi phí được trừ nằm ở Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi khoản 1 và 2 Điều 6 Thông tư 78/2014). Nó gồm hai vế: một cổng cho phép chung (khoản 1) và một danh sách loại trừ khoảng 37 mục (khoản 2, các mục 2.1 đến 2.37).

Điều kiện chung — cổng khoản 1

Một khoản chi được trừ khi đồng thời thoả cả ba điều kiện:

Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
Với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị lớn (đã gồm VAT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Thiếu một trong ba, khoản chi không được trừ — dù nó có thật, có ích, và đã chi thật.

Mốc mới bạn không được bỏ lỡ: ngưỡng tiền mặt 20 triệu → 5 triệu

Điều kiện thứ ba ở trên là cái bẫy hay gặp nhất, và vừa thay đổi. Trước đây, hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên mà thanh toán bằng tiền mặt thì mất toàn bộ chi phí. Từ 15/12/2025, ngưỡng này hạ xuống 5 triệu đồng — theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Thuế TNDN 67/2025), thống nhất với ngưỡng 5 triệu của khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Thời kỳ	Ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt	Căn cứ
Đến hết 14/12/2025	Hoá đơn ≥ 20 triệu (giá đã gồm VAT)	Điều 4 TT 96/2015
Từ 15/12/2025	Hoá đơn ≥ 5 triệu (giá đã gồm VAT)	NĐ 320/2025 Đ.9 kh.1 điểm c

Lưu ý: nhiều lần mua trong cùng một ngày của cùng một người bán mà tổng đạt ngưỡng thì cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt — không tách nhỏ hoá đơn để “lách” được. Trả tiền mặt một hoá đơn 6 triệu sau 15/12/2025 là mất trắng 6 triệu chi phí, kéo theo tăng thuế TNDN phải nộp.

Nhóm 1 — các khoản bị KHỐNG CHẾ theo mức trần (tự tính được phần vượt)

Đây là nhóm mà bạn có quyền chi, nhưng chỉ được trừ đến một mức trần; phần vượt bị loại. Vì mức trần là con số cụ thể, bạn tính được chính xác phần phải cộng lại — không phải đoán.

Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng (A1): hoá đơn ≥ 5 triệu (từ 15/12/2025; 20 triệu trước đó) trả bằng tiền mặt → loại 100% khoản đó. (Điều 4 TT 96/2015 / NĐ 320/2025.)
Chi phúc lợi cho người lao động (A2): hiếu hỉ, nghỉ mát, hỗ trợ… tổng cả năm vượt 01 tháng lương bình quân thực tế thì phần vượt không được trừ. (mục 2.30.)
Khấu hao ô tô chở người ≤ 9 chỗ (A3): phần khấu hao tương ứng nguyên giá trên 1,6 tỷ đồng/xe không được trừ (không áp dụng cho DN kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn). (mục 2.2 điểm e.)
Bảo hiểm hưu trí/nhân thọ tự nguyện cho NLĐ (A4): phần vượt 3 triệu đồng/người/tháng không được trừ. (mục 2.11.)
Lãi vay của người/tổ chức không phải tổ chức tín dụng (A5): phần vượt 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay không được trừ. (mục 2.17.)
Trích lập quỹ dự phòng tiền lương (A6): vượt 17% quỹ lương thực hiện thì phần vượt không được trừ. (mục 2.6.)
Chi trang phục bằng tiền (A9): phần vượt 5 triệu đồng/người/năm không được trừ (chi bằng hiện vật có hoá đơn thì không áp trần này). (mục 2.7.)
Lãi vay tương ứng vốn điều lệ còn thiếu: nếu doanh nghiệp đi vay trong khi vốn điều lệ đã đăng ký chưa góp đủ, phần lãi tương ứng với phần vốn còn thiếu không được trừ. (mục 2.18.)

Ngoài ra còn cả một họ dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC — dự phòng nợ phải thu khó đòi (trần theo tuổi nợ: 30% / 50% / 70% / 100%), giảm giá hàng tồn kho, giảm giá đầu tư chứng khoán, bảo hành sản phẩm (trần 5% doanh thu tiêu thụ hoặc giá trị hợp đồng). Trích lập vượt mức trần hoặc không đúng hướng dẫn thì phần vượt là dự phòng trích lập không đúng → không được trừ (mục 2.19 dẫn chiếu TT 48/2019). Và một mục dễ quên: chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối năm của các khoản mục tiền tệ phi phải-trả (tiền, tiền gửi, nợ phải thu ngoại tệ) — lỗ đánh giá lại thì cộng lại, lãi thì trừ ra (Điều 5 TT 96/2015; NĐ 320/2025 giữ nguyên bất đối xứng này từ 15/12/2025).

Nhóm 2 — các khoản bị LOẠI 100% (không có trần, cứ dính là mất cả khoản)

Nhóm này không có mức trần để tính: chỉ cần thoả điều kiện là toàn bộ khoản chi bị loại.

Tiền phạt vi phạm hành chính (thuế, giao thông, kinh doanh…). (mục 2.36.)
Bản thân thuế TNDN; thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ; thuế TNCN (trừ trường hợp hợp đồng NET quy định lương chưa gồm thuế). (mục 2.37.)
Chi không có hoá đơn/chứng từ hợp pháp, hoặc không liên quan hoạt động SXKD — đây là vế thiếu điều kiện chung ở khoản 1. (khoản 1 điều kiện a, b.)
Lương không thực chi / không ghi điều kiện hưởng trong HĐLĐ; lương chủ DNTN, chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ). Đây là điểm rất hay sai của công ty nhỏ. (mục 2.5, 2.6.)
Phần chi vượt định mức tiêu hao vật tư đối với mặt hàng Nhà nước đã ban hành định mức. (mục 2.3.)

Ví dụ cho dễ hình dung

Một công ty nhỏ có lợi nhuận kế toán trước thuế 500 triệu. Trong năm có:

một hoá đơn mua vật tư 8 triệu trả tiền mặt vào tháng 1/2026 (sau 15/12/2025) → loại 8 triệu;
tiền phạt chậm nộp thuế 12 triệu → loại 12 triệu;
chi phúc lợi vượt trần 20 triệu → loại 20 triệu.

Thu nhập tính thuế = 500 + (8 + 12 + 20) = 540 triệu, chứ không phải 500. Với thuế suất phổ thông 20%, chênh lệch tiền thuế là 8 triệu — đúng bằng phần chi phí bị loại × thuế suất. Bỏ sót bước này là khai thiếu, và khi bị kiểm tra sẽ bị truy thu kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

Kê Khai làm bước này cho bạn

Kê Khai không bắt bạn thuộc lòng 37 mục loại trừ. Ứng dụng chia đúng hai tầng như trên:

Tầng tính được: với các khoản có mức trần (A1–A14), bạn nhập con số bạn đã có (giá trị hoá đơn, quỹ lương, nguyên giá xe…) và ứng dụng trả về chính xác phần không được trừ, kèm điều luật.
Tầng đánh dấu: với các khoản loại 100% mà ứng dụng không đọc được từ sổ, nó hiện một danh sách “khoản nào trong số này áp dụng?” có trích dẫn, bạn điền số tiền.

Cả hai tầng cộng vào một bảng điều chỉnh B đưa thẳng lợi nhuận kế toán về thu nhập tính thuế đúng quy định — và mỗi con số đều dẫn thẳng tới điều luật đứng sau. Ngưỡng tiền mặt 20 triệu → 5 triệu được xử lý theo ngày, nên kỳ tính thuế trước 15/12/2025 vẫn tính đúng mức cũ.

Mỗi con số kèm điều luật

Đúng nguyên tắc mỗi con số kèm điều luật của Kê Khai, mọi mốc trên đều truy về văn bản gốc trên cổng chính thức của Nhà nước:

Điều kiện chung + danh sách 37 mục loại trừ: Thông tư 96/2015/TT-BTC, Điều 4 (sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014).
Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt hạ xuống 5 triệu từ 15/12/2025: Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 điểm c (quy định chi tiết Luật Thuế TNDN 67/2025; áp dụng từ 15/12/2025 theo Điều 24 khoản 1 điểm b).
Họ dự phòng (nợ phải thu, hàng tồn kho, đầu tư chứng khoán, bảo hành): Thông tư 48/2019/TT-BTC (Văn bản hợp nhất 16/VBHN-BTC), Điều 4/5/6/7.
Chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối kỳ: Thông tư 96/2015/TT-BTC, Điều 5 (sửa khoản 9 Điều 7 TT 78/2014); NĐ 320/2025 giữ nguyên từ 15/12/2025.

Bạn có thể mở ứng dụng Kê Khai để thử phần điều chỉnh B, đọc thêm về thuế suất TNDN 2026 cho doanh nghiệp nhỏ, khống chế lãi vay giao dịch liên kết 30% EBITDA, hồ sơ quyết toán thuế năm cần chuẩn bị gì, hoặc vì sao mỗi con số đều kèm điều luật.