Kê KhaiKhai thuế doanh nghiệp
Tất cả bài viết

Hồ sơ quyết toán thuế năm: doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải quyết toán hai sắc thuế: thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN + phụ lục) và thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động (Mẫu 05/QTT-TNCN + phụ lục). Cùng hạn nộp 31/3. Bài này liệt kê đủ hồ sơ mỗi bên, hai lỗi hay gặp nhất — quy tắc tạm nộp 80% của TNDN và điều kiện ủy quyền quyết toán TNCN — và một điểm nhiều người tưởng nhầm: thuế GTGT KHÔNG có quyết toán năm.

  • quyết toán thuế
  • thuế TNDN
  • thuế TNCN
  • hồ sơ khai thuế
  • hạn nộp

Kết thúc năm dương lịch, một doanh nghiệp bình thường phải quyết toán hai sắc thuế riêng biệt: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trên lợi nhuận cả năm, và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà doanh nghiệp đã khấu trừ thay cho người lao động. Hai bộ hồ sơ khác nhau, hai mẫu tờ khai khác nhau — nhưng cùng một hạn nộp: 31/3. Bài này liệt kê đủ những gì phải chuẩn bị cho mỗi bên, và hai chỗ hay bị phạt nhất.

Hạn chung: 31/3 (với doanh nghiệp theo năm dương lịch)

Cả hai bản quyết toán năm đều đến hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch — tức 31/3 năm sau (Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, Điều 44 khoản 2). Đây là hạn của tổ chức. (Cá nhân tự đi quyết toán TNCN của mình thì có hạn muộn hơn — 30/4 — nhưng đó là việc của cá nhân, không phải của doanh nghiệp.)

Đừng để nước đến chân: bản quyết toán TNDN cần báo cáo tài chính đã khóa sổ, còn bản quyết toán TNCN cần tổng hợp thu nhập và số đã khấu trừ cả năm của từng người — cả hai đều mất thời gian đối chiếu.

1. Quyết toán thuế TNDN — Mẫu 03/TNDN

Doanh nghiệp không nộp tờ khai TNDN theo quý. Trong năm chỉ tạm nộp một số tiền thuế mỗi quý, rồi một lần trong năm nộp bản quyết toán TNDN — Mẫu 03/TNDN (Thông tư 80/2021/TT-BTC), đối chiếu thu nhập thực tế cả năm với số đã tạm nộp.

Hồ sơ tối thiểu một doanh nghiệp thương mại / sản xuất / dịch vụ chuẩn bị:

  • Tờ khai chính — Mẫu 03/TNDN. Luồng số liệu: lợi nhuận kế toán → ± các khoản điều chỉnh (cộng lại chi phí không được trừ, trừ ra thu nhập miễn thuế) = thu nhập chịu thuế; trừ thu nhập miễn thuế và lỗ được kết chuyển = thu nhập tính thuế; × thuế suất = thuế TNDN phải nộp; trừ số đã tạm nộp = còn phải nộp hoặc nộp thừa.
  • Phụ lục 03-1A/TNDN — Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (bảng bắc cầu từ doanh thu, giá vốn, thu nhập/chi phí tài chính, thu nhập khác → lợi nhuận kế toán trước thuế). Áp dụng cho ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ.
  • Phụ lục 03-2A/TNDN — Chuyển lỗ, chỉ khi doanh nghiệp có lỗ các năm trước cần kết chuyển (trong thời hạn 5 năm).
  • Báo cáo tài chính năm đã khóa sổ (bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh) — nộp kèm.
  • Phụ lục ưu đãi (03-3A/B/C) — chỉ khi doanh nghiệp có kê khai ưu đãi thuế.

Lỗi hay gặp nhất của TNDN: tạm nộp thiếu 80%

Đây là chỗ dễ mất tiền oan nhất. Tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm (Nghị định 91/2022/NĐ-CP, sửa Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Nếu 4 quý tạm nộp cộng lại thấp hơn mốc 80% đó, thì phần chênh dưới 80% bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày, đếm từ sau ngày hết hạn tạm nộp quý 4 (31/1) cho tới ngày thực nộp.

Lưu ý phân biệt hai khoản khác nhau:

  • Số còn phải nộp khi quyết toán = thuế cả năm − tổng đã tạm nộp. Đây là số thuế nộp bù, luôn có.
  • Tiền chậm nộp do tạm nộp thiếu 80% = khoản phạt lãi riêng, chỉ phát sinh khi tạm nộp dưới ngưỡng 80%. Doanh nghiệp có thể phải nộp khoản này kể cả khi số bù ở trên nhỏ — vì nó phạt việc rải tạm nộp không đủ trong năm, không phải phạt khai sai.

Cách phòng: ước lượng lợi nhuận cả năm ngay từ quý 4 và tạm nộp cho đủ ≥ 80% trước 31/1, thay vì dồn hết vào bản quyết toán 31/3.

2. Quyết toán thuế TNCN đã khấu trừ — Mẫu 05/QTT-TNCN

Mọi tổ chức trả tiền lương, tiền công và khấu trừ TNCN đều phải nộp bản quyết toán TNCN năm — Mẫu 05/QTT-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC) — dù trong năm có phát sinh khấu trừ hay không. Nghĩa vụ ở đây là tổng hợp lại cả năm, không chỉ là nộp tiền.

Hồ sơ:

  • Tờ khai chính — Mẫu 05/QTT-TNCN (số liệu tổng của tổ chức: tổng thu nhập chi trả, tổng đã khấu trừ, tổng phải nộp, còn phải nộp / nộp thừa).
  • Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN — chi tiết từng cá nhân cư trú có HĐLĐ ≥ 3 tháng (nhóm tính theo biểu lũy tiến). Đây là bảng đối chiếu từng người: thu nhập cả năm, giảm trừ, thuế phải nộp cả năm so với số đã khấu trừ.
  • Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN — chi tiết cá nhân không cư trú và cá nhân cư trú không có HĐLĐ / HĐLĐ < 3 tháng (nhóm khấu trừ theo thuế suất cố định: 20% không cư trú, 10% vãng lai).
  • Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN — chi tiết người phụ thuộc đã tính giảm trừ gia cảnh.

Với mỗi nhân viên được quyết toán, doanh nghiệp tính lại thuế trên cơ sở cả năm: thu nhập tính thuế năm chạy qua biểu lũy tiến 5 bậc (các mốc tháng × 12 → 120 / 360 / 720 / 1.200 triệu/năm) với giảm trừ gia cảnh năm (bản thân 15,5 triệu × số tháng có mặt + mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu × số tháng) — con số 2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. So với tổng đã khấu trừ trong năm: dương thì nộp thêm, âm thì được hoàn hoặc bù trừ.

Lỗi hay gặp nhất của TNCN: đưa nhầm người vào diện ủy quyền

Doanh nghiệp chỉ quyết toán thay cho nhân viên đã ủy quyền (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN). Một cá nhân chỉ được ủy quyền khi (điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP):

  1. chỉ có thu nhập tiền lương/tiền công, theo một HĐLĐ ≥ 3 tháng tại chính doanh nghiệp đó, và
  2. đang thực tế làm việc tại đó khi quyết toán (kể cả chưa đủ 12 tháng trong năm), và
  3. (nếu có) thu nhập vãng lai nơi khác bình quân ≤ 10 triệu/tháng và đã bị khấu trừ 10%, và không tự đi quyết toán phần đó.

Ai không đủ điều kiện (hai HĐLĐ cùng lúc, vãng lai > 10 triệu/tháng, đã nghỉ trước khi quyết toán…) thì doanh nghiệp không quyết toán thay — người đó tự quyết toán trên Mẫu 02/QTT-TNCN. Nên bảng 05-1/BK không phải là “toàn bộ nhân sự trên bảng lương”, mà là “những người đã ủy quyền hợp lệ”. Đưa nhầm người vào là lỗi phổ biến và khiến số liệu lệch.

Một điểm dễ tưởng nhầm: thuế GTGT KHÔNG có quyết toán năm

Nhiều người quen “cuối năm quyết toán mọi thứ” nên tưởng có cả quyết toán GTGT. Không có. Mỗi tờ khai GTGT theo tháng hoặc quý đã là bản xác định cuối cùng cho kỳ đó; thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết được chuyển sang kỳ sau, không “quyết toán bù trừ” cuối năm. Cuối năm doanh nghiệp chỉ quyết toán TNDN và TNCN — không có bản GTGT năm nào phải nộp.

Bảng kiểm nhanh (checklist)

Quyết toán TNDN — hạn 31/3:

  • ☐ Mẫu 03/TNDN (tờ khai chính)
  • ☐ Phụ lục 03-1A/TNDN (kết quả SXKD)
  • ☐ Phụ lục 03-2A/TNDN (nếu có lỗ kết chuyển)
  • ☐ Báo cáo tài chính năm đã khóa sổ
  • ☐ Kiểm tra tổng tạm nộp 4 quý ≥ 80% thuế cả năm

Quyết toán TNCN — hạn 31/3:

  • ☐ Mẫu 05/QTT-TNCN (tờ khai tổng của tổ chức)
  • ☐ Phụ lục 05-1/BK (cá nhân cư trú HĐLĐ ≥ 3 tháng)
  • ☐ Phụ lục 05-2/BK (không cư trú / không HĐLĐ / < 3 tháng), nếu có
  • ☐ Phụ lục 05-3/BK (người phụ thuộc)
  • ☐ Rà lại danh sách ủy quyền — loại người không đủ điều kiện ra khỏi 05-1/BK

Mỗi con số kèm điều luật

Đúng nguyên tắc mỗi con số kèm điều luật của Kê Khai, mọi mốc trên đều truy về văn bản gốc trên cổng chính thức của Nhà nước:

Kê Khai chuẩn bị phần khó giúp bạn

Kê Khai đã dựng sẵn hai phần tính của bản quyết toán năm: bản quyết toán TNDN (đối chiếu thuế cả năm với 4 quý tạm nộp, tự tính tiền chậm nộp phần thiếu 80%) và bản quyết toán TNCN 05/QTT (đối chiếu từng nhân viên đã ủy quyền, tự đánh dấu người không đủ điều kiện ủy quyền), và mỗi con số đều dẫn thẳng tới điều luật đứng sau — nên bạn không phải tự nhớ mốc 80%, hạn 31/3, hay điều kiện một-nguồn-thu-nhập nằm ở đâu.

Bạn có thể mở ứng dụng Kê Khai để thử, đọc thêm về biểu thuế TNCN 5 bậc mới từ 2026, cách đối chiếu doanh thu GTGT và TNDN, hoặc vì sao mỗi con số đều kèm điều luật.