Trả tiền cho lao động thời vụ, freelancer: khi nào phải khấu trừ 10% thuế TNCN?

Không phải ai được doanh nghiệp trả tiền cũng nằm trong bảng lương chính thức. Bạn thuê một người thiết kế logo trong hai tuần, gọi thợ đến lắp đặt một lần, ký hợp đồng thời vụ hai tháng cho mùa cao điểm, trả thù lao cho một cộng tác viên viết bài… Với những khoản chi này có một quy tắc rất phổ biến mà cũng rất hay bị bỏ sót: doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả tiền. Quên khấu trừ không làm cá nhân thoát thuế — nó đẩy phần thuế đó (kèm tiền chậm nộp và phạt) về phía doanh nghiệp khi cơ quan thuế rà soát.

Bài này tách rõ ba việc: (1) khi nào phải khấu trừ 10%, (2) cái van thoát hợp pháp bằng Bản cam kết 08/CK-TNCN, và (3) trường hợp cá nhân không cư trú (mức 20%) — rồi nhắc một bước cuối hay bị quên khi quyết toán năm.

1. Khi nào phải khấu trừ 10%?

Quy tắc nằm ở Thông tư 111/2013/TT-BTC, Điều 25 khoản 1 điểm i. Tổ chức trả thu nhập phải khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân khi cả hai điều kiện sau cùng đúng:

Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng; và
Khoản chi trả từng lần từ 2.000.000đ trở lên.

Nói cách khác, đây là nhóm lao động “vãng lai” — thời vụ, cộng tác viên, thuê khoán từng việc, người làm một hai lần — chứ không phải nhân viên chính thức ký hợp đồng dài hạn (nhóm đó tính thuế theo biểu luỹ tiến, khấu trừ hằng tháng, là chuyện khác).

Hai chỗ dễ nhầm:

Ngưỡng 2 triệu là “từng lần chi trả”, không phải mức tháng. Trả 1,5 triệu một lần thì dưới ngưỡng, không phải khấu trừ. Nhưng nếu một lần trả từ 2 triệu trở lên là phải khấu trừ 10% cho lần đó.
10% tính trên tổng số tiền trước khi trả, không có giảm trừ gia cảnh, không trừ chi phí. Trả 5 triệu thì khấu trừ 500.000đ, cá nhân thực nhận 4,5 triệu (trừ khi có cam kết — xem phần 2).

2. Van thoát: Bản cam kết 08/CK-TNCN

Không phải lúc nào cũng đáng khấu trừ. Một cộng tác viên cả năm chỉ nhận vài triệu đồng thì tổng thu nhập của họ có thể chưa đến mức phải nộp thuế — khấu trừ 10% rồi cuối năm họ lại phải đi xin hoàn, rất phiền.

Luật có sẵn van thoát: Bản cam kết 08/CK-TNCN. Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập và ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm sau giảm trừ chưa đến mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết này để tổ chức trả thu nhập tạm thời chưa khấu trừ 10%. Điều kiện bắt buộc: cá nhân phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết.

Lưu ý bản chất: cam kết chỉ hoãn việc khấu trừ, không xoá nghĩa vụ thuế. Nếu cá nhân thực tế có thêm nguồn thu nhập khác hoặc tổng thu nhập vượt mức, cam kết sai thì họ phải tự chịu trách nhiệm. Vì thế đây là một lựa chọn của cá nhân (họ chủ động làm cam kết), doanh nghiệp không tự động miễn khấu trừ cho mọi người dưới ngưỡng.

3. Cá nhân không cư trú: mức 20%

Nếu người nhận thu nhập là cá nhân không cư trú tại Việt Nam (ví dụ chuyên gia nước ngoài làm ngắn hạn, không đáp ứng điều kiện cư trú), thu nhập từ tiền lương/tiền công có nguồn tại Việt Nam bị tính thuế theo thuế suất toàn phần 20% — không giảm trừ gia cảnh, không biểu luỹ tiến. Căn cứ: Thông tư 111/2013 Điều 18 khoản 1 (hướng dẫn Điều 26 Luật Thuế TNCN).

Khác biệt then chốt với mức 10%: 20% với cá nhân không cư trú là số thuế cuối cùng — khấu trừ tại nguồn, không quyết toán lại, không hoàn tại Việt Nam.

4. 10% là tạm khấu trừ — ai đòi lại phần nộp thừa?

Với cá nhân cư trú (nhóm 10%), số khấu trừ 10% là số tạm khấu trừ, không phải số cuối cùng. Nếu cuối năm tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ của họ chưa đến mức phải nộp thuế, họ có thể tự quyết toán trên Mẫu 02/QTT-TNCN để được hoàn phần nộp thừa.

Điểm hay nhầm: tổ chức KHÔNG quyết toán/hoàn thay cho nhóm vãng lai này. Với doanh nghiệp, số 10% đã khấu trừ là số cuối cùng trên tờ khai của mình; việc đòi hoàn là con đường riêng của cá nhân. (Đây cũng là lý do một nhân viên chính thức nếu có thêm thu nhập vãng lai nơi khác vẫn được uỷ quyền cho công ty quyết toán, với điều kiện thu nhập vãng lai đó bình quân ≤ 10 triệu/tháng và đã bị khấu trừ 10% — Nghị định 126/2020 Điều 8 khoản 6 điểm d.)

5. Đừng quên đưa vào bảng 05-2/BK khi quyết toán năm

Đây là bước cuối hay bị bỏ sót nhất. Khi quyết toán thuế TNCN năm, tờ khai 05/QTT-TNCN của tổ chức tổng hợp từ nhiều bảng kê. Nhóm cá nhân bị khấu trừ theo thuế suất toàn phần — vãng lai 10% và không cư trú 20% — thuộc bảng kê 05-2/BK (thuế suất toàn phần). Nếu chỉ kê nhóm nhân viên biểu luỹ tiến (bảng 05-1/BK) mà quên nhóm khấu trừ toàn phần, tổng số thuế đã khấu trừ của tổ chức bị khai thiếu.

Bảng 05-2/BK chỉ là bảng báo cáo, không phải nơi quyết toán lại từng người: nó chỉ cộng tổng thu nhập chịu thuế và tổng thuế đã khấu trừ của nhóm này vào tổng của tờ khai — không có “còn phải nộp / nộp thừa” theo từng người ở cấp tổ chức, đúng với bản chất “10%/20% là số khấu trừ toàn phần” ở trên.

Kê Khai làm gì với các con số này?

Trong Kê Khai, phần khấu trừ TNCN tính sẵn 10% cho lao động vãng lai (khi khoản chi ≥ 2 triệu/lần) và 20% cho cá nhân không cư trú, đồng thời nhắc rõ điều kiện làm Bản cam kết 08/CK-TNCN thay vì tự động áp dụng. Khi lên tờ khai quyết toán năm 05/QTT-TNCN, các khoản này được đưa vào bảng 05-2/BK để tổng số thuế đã khấu trừ không bị khai thiếu. Mỗi con số đều kèm điều luật — TT 111/2013 Điều 25 (mức 10%), Điều 18 (mức 20%) — để bạn tra lại đúng nguồn.

Bài viết mang tính thông tin, không thay thế tư vấn thuế cho tình huống cụ thể. Căn cứ pháp lý: Thông tư 111/2013/TT-BTC Điều 25 khoản 1 điểm i (khấu trừ 10%), Điều 18 khoản 1 (thuế suất toàn phần 20% với cá nhân không cư trú); Nghị định 126/2020/NĐ-CP Điều 8 khoản 6 điểm d (điều kiện uỷ quyền quyết toán). Mọi mức và điều kiện được lấy đúng theo các mô-đun đã kiểm thử của ứng dụng Kê Khai.