Kê KhaiKhai thuế doanh nghiệp
Tất cả bài viết

Báo cáo tình hình sử dụng lao động: công ty bạn có phải nộp không?

Ngoài các nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có sử dụng lao động còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 2 lần/năm cho cơ quan quản lý lao động — một báo cáo PHI thuế nên rất hay bị bỏ sót. Bài này nói rõ ai phải nộp, hai hạn cố định (trước 05/6 và trước 05/12), nộp ở đâu (từ 01/7/2025 là Sở Nội vụ, không còn Sở LĐTBXH), bằng Mẫu 01/PLI, và vì sao nó khác với báo cáo tăng/giảm lao động BHXH (Mẫu D02-LT). Kèm điều luật (NĐ 145/2020 Điều 4, Bộ luật Lao động Điều 12) cho từng điểm.

  • báo cáo sử dụng lao động
  • Mẫu 01/PLI
  • NĐ 145/2020
  • Sở Nội vụ
  • lao động

Có một nghĩa vụ định kỳ mà rất nhiều doanh nghiệp bỏ sót, đơn giản vì nó không phải là nghĩa vụ thuế: báo cáo tình hình sử dụng lao động. Kế toán quen theo dõi tờ khai GTGT, TNCN, quyết toán năm — nhưng báo cáo lao động lại gửi cho cơ quan quản lý lao động, không nằm trên eTax, nên dễ rơi khỏi lịch. Đến khi bị nhắc mới biết mình đã trễ.

Nghĩa vụ này gắn với việc có sử dụng lao động, không phụ thuộc doanh nghiệp có phát sinh thuế hay không. Căn cứ gốc: Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 Điều 12 (trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động — lập sổ quản lý lao động, khai trình và báo cáo sử dụng lao động) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP Điều 4 (chi tiết về chế độ báo cáo). Dưới đây là bốn điều cần nắm.

1. Ai phải nộp — và trường hợp chưa phát sinh nghĩa vụ

Người sử dụng lao động (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cơ quan, tổ chức… có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động) phải báo cáo tình hình sử dụng lao động. Không phân biệt ngành nghề, quy mô, hay việc kỳ này có nộp thuế hay không — chỉ cần có lao động là có nghĩa vụ.

Chỉ một trường hợp chưa phát sinh nghĩa vụ: doanh nghiệp thực sự không sử dụng lao động nào (chưa tuyển dụng, chỉ có chủ sở hữu/người đại diện không ký hợp đồng lao động). Nhưng lưu ý — ngay khi bắt đầu sử dụng lao động thì phải khai trình và đưa vào kỳ báo cáo định kỳ tiếp theo. Đây là miễn tạm thời theo thực tế, không phải miễn vĩnh viễn.

2. Hai hạn cố định — và kỳ hay bị bỏ sót nhất

Báo cáo nộp định kỳ 2 lần mỗi năm, với hai mốc cố định:

  • Báo cáo 6 tháng đầu năm: nộp trước ngày 05/6 hằng năm (số liệu kỳ 01/01 – 31/5).
  • Báo cáo cả năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm (số liệu kỳ 01/6 – 30/11, và cập nhật đến thời điểm báo cáo).

Trong hai kỳ này, kỳ 6 tháng (trước 05/6) là kỳ hay bị bỏ sót nhất — vì nó rơi vào giữa năm, không đi kèm mùa quyết toán hay kỳ khai thuế nào để “nhắc” kế toán. Nếu bạn chỉ nhớ được một mốc, hãy nhớ mốc 05/6; mốc 05/12 thường đã nằm sẵn trong lịch cuối năm.

3. Nộp ở đâu — và cập nhật quan trọng của năm 2025

Đây là chỗ nhiều hướng dẫn cũ ghi sai, nên cần nói rõ:

Báo cáo nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh. Điểm cần cập nhật: từ 01/7/2025, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã sáp nhập vào SỞ NỘI VỤ. Vì vậy báo cáo nay do Sở Nội vụ tiếp nhận, dù văn bản gốc (NĐ 145/2020 Điều 4) vẫn ghi tên “Sở LĐTBXH” và nhiều bài hướng dẫn cũ cũng chưa sửa. Đừng gửi đến một cơ quan đã không còn tồn tại. Nếu không nộp được qua Cổng thì gửi bản giấy Mẫu 01/PLI đến cơ quan này.

Đừng quên bước song song với BHXH. Đồng thời với báo cáo trên, doanh nghiệp phải thông báo tình hình thay đổi lao động đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đây là bước riêng, không thay cho báo cáo Mẫu 01/PLI — hai việc khác nhau.

4. Biểu mẫu: Mẫu 01/PLI

Biểu mẫu là Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP — thống kê số lao động theo giới tính, loại hợp đồng, vị trí, và biến động tăng/giảm trong kỳ. Đối chiếu bản chính thức mới nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước khi nộp.

Đừng nhầm với báo cáo tăng/giảm lao động BHXH (Mẫu D02-LT)

Đây là hai nghĩa vụ khác nhau, đều phải làm — và rất hay bị gộp làm một:

  • Mẫu D02-LT (báo cáo tăng/giảm lao động BHXH): nộp cho cơ quan BHXH mỗi khi có biến động, để thu/điều chỉnh mức đóng BHXH. Đây là việc theo sự kiện (có tăng/giảm thì báo).
  • Mẫu 01/PLI (báo cáo tình hình sử dụng lao động): báo cáo ĐỊNH KỲ 6 tháng/năm cho cơ quan quản lý lao động (Sở Nội vụ), phục vụ quản lý nhà nước về lao động. Đây là việc theo lịch (đến hạn thì báo, kể cả kỳ không có biến động).

Làm đầy đủ D02-LT không thay được nghĩa vụ nộp Mẫu 01/PLI, và ngược lại.

Kê Khai giúp gì

Thẻ Báo cáo tình hình sử dụng lao động trong Kê Khai (trong mục Kê khai → Hồ sơ):

  1. Xác định doanh nghiệp có phải nộp báo cáo hay không, và nhắc hai hạn 05/6 và 05/12.
  2. Chỉ đúng kênh nộp (Cổng Dịch vụ công Quốc gia → Sở Nội vụ theo cập nhật 2025) và bước thông báo song song với cơ quan BHXH khu vực.
  3. Phân biệt rõ với báo cáo tăng/giảm lao động BHXH (Mẫu D02-LT) để bạn không làm thiếu một trong hai.
  4. Tạo sẵn tờ Mẫu 01/PLI với phần đầu điền sẵn (tên đơn vị, kỳ báo cáo, cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ).

Ranh giới trung thực: Kê Khai giúp xác định nghĩa vụ, nhắc hạn/kênh và tạo sẵn phần đầu của Mẫu 01/PLI — nhưng bảng kê từng người lao động (theo giới tính, loại hợp đồng, vị trí) do đơn vị tự hoàn thiện, vì app chưa quản lý danh sách nhân sự. Đối chiếu biểu mẫu chính thức trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia rồi nộp theo hạn 05/6 và 05/12.

Mỗi con số trong bài đều kèm điều luật, và trùng khớp với công cụ tương ứng trong Kê Khai — đó là cách chúng tôi giữ lời hứa “mọi con số kèm điều luật”.